Ce presupune selecționarea documentelor?
În mod normal, acest proces se efectuează de către comisia de selecționare. Această comisie este aleasă de către conducătorul unității și este compusă din secretar, președinte și membri (număr impar) ale principalelor compartimente. În situația unui administrator unic, răspunderea pentru selecționării documentelor îi revine acestuia.
Selecționarea documentelor este un proces arhivistic important și poate avea anumite consecințe. Astfel, stabilirea valorii documentar-istorice trebuie făcută în funcție de anumite criterii. Aceste criterii sunt:
- Valoarea conținutului informațional-documentar, care vizează istoria economică, socială, cultural-religioasă și politică. Ca regulă, documentele cu valoare documentar-istorică sunt permanente, în conformitate cu nomenclatorul arhivistic.
- Evenimentele istorice remarcabile care au dat naștere unor documente
- Importanța rolului pe care emitentul documentului sau creatorul fondului l-a avut în cadrul companiei/societății
- Vechimea documentului
- Valoarea juridică și practică
- Exactitatea, amplitudinea și precizia informației aflate în document
- Frecvența documentelor din Fondul Arhivistic Național și universal. Fără acest criteriu, unele documente cu o valoare mai mică pot fi eliminate la nivel de organizație, ducând la eliminarea totală a acestora. Totodată, trebuie luată în considerare valoarea dubletelor.
- Valoarea artistică (gravuri, ornamente din pietre prețioase sau metal, miniaturi etc.), suportul deosebit (mătase, coajă de copac, papirus, pregament, etc.) și semne care indică o stare bună de conservare a documentelor
Apoi se întocmește lucrarea de selecționare de către comisie în două exemplare. Unul din exemplare trebuie trimis la Arhivele Naționale pentru confirmare, fără de care nu se poate finaliza procesul de selecționare. Lucrarea de selecționare cuprinde:
- Adresa cu care trebuie trimisă pentru confirmare și verificare, având număr de înregistrare și fiind datată la zi
- Procesul verbal de selecționare
- inventarul/inventarele documentelor care sunt propuse pentru retopit
- inventarul/inventarele documentelor permanente
În final, documentele valoroase sau permanente sunt păstrate, iar cele nefolositoare sunt distruse confidențial. În cazul arhivării fizice, acestea trec prin mașinării de tocat pentru a fi complet distruse, fără șansa de a reproduce informațiile. Procesul trebuie să fie confidențial.
În cazul arhivării electronice, documentele expirate și nefolositoare sunt șterse din arhivă, lăsând mai mult loc de stocare.
Cât de benefice sunt serviciile de externalizare a selecționării documentelor?
Dacă aveți impresia că selecționarea documentelor este un proces riguros care trebuie executat cât de bine posibil, aveți dreptate. De asemenea, este un proces care ocupă mult timp și necesită persoane desemnate care să se ocupe. Și, pe lângă asta, totul trebuie desfășurat în conformitate cu legile în vigoare.
Când apelați la o companie care să se ocupe de selecționarea documentelor, beneficiați de servicii calitative și legale. Profesioniștii Arhive-X se asigură că documentele dvs. vor fi alese corespunzător, indiferent de forma, conținutul sau natura acestora.
Totodată, Arhive-X.ro vă stă la dispoziție cu servicii pentru întreg procesul arhivistic. De la ordonarea documentelor și legarea acestora până la inventariere și selecționare, aveți soluția completă pentru o arhivă impecabilă.
Iar dacă doriți conveniență și rapiditate în accesarea arhivei, Arhive-X vă ofere servicii de arhivarea electronică. Astfel, indiferent de timpul sau locul în care vă aflați, puteți gestiona arhiva sau puteți distribui documente cu doar câteva clicuri. Apelați la serviciile lor și creați cea mai corespunzătoare arhivă, fără să aveți de-a face cu bătăile de cap uzuale!
