Ce presupune ordonarea documentelor?
Întocmirea Nomenclatorului Arhivistic
Nomenclatorul arhivistic este, în sine, un tabel care cuprinde toate categoriile de documente care au fost create în decursul unui an. Acesta este primul pas în ordonarea documentelor, aducând beneficii și fiind obligatoriu prin lege.
Este important ca documentele să fie grupate pe secțiuni, termene de păstrare și compartimente. Astfel, acestea sunt benefice și pentru sarcini ulterioare, precum retragerea și distrugerea documentelor cu termene expirate, cât și inventarierea.
Nomenclatorul arhivistic trebuie să fie aprobat de Arhivele Naționale, fiind un proces anual. După acest pas, puteți începe întocmirea nomenclatorului arhivistic și ordonarea documentelor.
Legislația În Vigoare
Modul în care nomenclatorul este elaborat se găsește detaliat în anumite legislații. Mai exact, în art. 10-15, Instrucțiunile Privind Activitatea de Arhivă la Creatorii și Deținătorii de documente, cât și art. 8, Legea Arhivelor Naționale, nr. 16/1996. Actual sunt între 8 și 10 legislații diferite, pentru arhivarea fizică și, respectiv, arhivarea electronică a documentelor. Acestea au diferențe, cât și avantaje și dezavantaje specifice.
Ordonare Cronologică Și/Sau După Alte Criterii
Ordonarea documentelor dintr-un dosar se face pe bază cronologică, în ordinea primirii lor, și/sau după alte criterii alese de dumneavoastră. Acestea pot fi din punct de vedere al zonei geografice, alfabetic, a categoriei de document, în funcție de tematică etc. În situația constituirii dosarului în ordine cronologică, dosarele mai noi vor sta dedesubt, iar cele mai vechi deasupra.
Documentele fără evidențe trebuie, de asemenea, separate. Astfel, documentele cu termene mici de expirare mici precum chitanțiere, condici de prezență și fișe de pontaj pot fi eliminate global. Astfel, nu mai pierdeți timp separându-le ulterior, ci se poate rezolva simplu și convenient.
Planul metodic
Acesta este planul după care se efectuează operațiunea arhivistică de ordonare și grupare a documentelor și unităților arhivistice. Criteriile ordonării sunt date de cantitatea, valoarea, natura, starea și modul de constituire al documentelor. În funcție de acestea se alege și schema de ordonare. Poate fi: cronologic structural, structural cronologic, cronologic cu probleme și alfabetic. Sunt folosite în funcție de transformarea sau stagnarea unităților și fondurilor, cât și pentru fondurile problematice.
De asemenea, acesta cuprinde sarcinile necesare întocmirii operațiunii de ordonare a arhivei. Acestea sunt:
- Date concise cu referință la înființarea creatorului
- Date cu referință la fond
- Stabilirea operațiunilor și a ordinii de executare a acestora
- Forțele de muncă
Beneficiile Externalizării Serviciilor De Ordonare A Documentelor Arhivate
Documentele organizate bine sunt ușor și rapid de accesat. Profesioniștii în arhivarea documentelor vă ajută în organizarea acestora, în funcție de preferințele și nevoile dumneavoastră, cât și în funcție de legislația în vigoare.
Puteți opta și pentru arhivarea electronică a documentelor. Acest tip de arhivare scade semnificativ timpul de căutare a documentelor, punându-le la vârful degetelor dumneavoastră. Iar distribuirea documentelor la anumite persoane nu poate fi mai simplă, fiind efectuată cu un simplu e-mail.
Fiind sortate și organizate, unitățile arhivistice și dosarele cu documente pot fi identificate cu ușurință. Nu mai trebuie să pierdeți timp căutând acel document care pare să nu mai existe, ci îl găsiți aproape imediat.
Pentru organizarea și ordonarea documentelor arhivistice aveți nevoie de un personal calificat și condiții optime de conservare. Asta presupune costuri atât pentru personal cât și pentru spațiul și materialele necesare depozitării. Iar fără acestea, ordonarea arhivei de documente nu poate fi posibilă. De asemenea, dacă personalul nu este suficient de calificat, pot apărea diverse erori.
Astfel, externalizarea ordonării documentelor duce la costuri reduse. De asemenea, profesioniștii din domeniul arhivării documentelor își dau interesul să efectueze sarcinile cât mai imaculat, fără apariția erorilor.
Arhive-X vă automatizează toate etapele procesului de arhivare a documentelor, inclusiv etapele ordonării documentelor. Acestea sunt desfășurate de către profesioniști care se vor asigura că totul este corespunzător. De asemenea, vă oferă soluții la toate problemele legate de arhivarea documentelor. Indiferent dacă sunteți o organizație, companie sau instituție, Arhive-X vă va ușura munca și vă va reda timp, energie și vă va reduce costurile!
