Cum se leagă și constituie corespunzător o unitate arhivistică?
Primul pas este ordonarea documentelor. Aceasta se face cronologic și/sau după alte criterii, în funcție de nevoi și preferințe. Ordonarea documentelor se mai poate face în funcție de:
- Ordinea primirii lor
- Zona geografică
- Categoria de document
- Tematică
- Alfabetic
Acest pas este foarte important, deoarece accesul la documente este mai rapid. De asemenea, dacă este nevoie de identificarea unui document, aceasta se va face mult mai ușor.
Legarea dosarelor pentru întocmirea unității arhivistice are anumite caracteristici și limite care trebuie luate în considerare. Acestea sunt:
- Fiecare dosar creat trebuie să aibă minim 100 de file și maxim 250-300. În cazul în care se depășește limita de 300 de file, dosarul va fi împărțit pe volume
- Filele se numerotează în colțul din dreapta sus, începând de la 1. Dacă o unitate arhivistică are mai multe volume, numerotarea începe de la 1 la fiecare volum
- Documentele sunt legate între coperți de carton (carton caserat, carton de legătorie mucava, etc.). Coperțile din carton de legătorie mucava rezistă la diverse manipulări, având o densitate corespunzătoare
- Cusătura trebuie să fie la minim 12-15 mm distanță față de partea scrisă
- Se lipește o alonjă de îndosariere în cazul în care marginea de îndosariere nu este mai mare de 15 mm
- Se fac un minim de 4 și un maxim de 5 găuri pentru legare pentru fiecare unitate arhivistică
- Se folosește sfoară specifică pentru legătorie (din cânepă, bumbac, etc.)
- Grosimea cotorului fiecărui dosar trebuie să fie de maxim 2,5 cm
- Documentele și actele mici, precum bonuri de benzină și bilete de tren, se vor lipi pe o foaie A4, astfel încât acestea să poată fi citite și legate cu ușurință
- Elemente specifice legătoriei: aracet, markere, etichete, plicuri, lipici, instrumente de copertare/prindere, dispozitive de fixat etc.
Astfel, este nevoie de cel puțin un angajat care să aibă funcția calificată de legător manual. Iar unele dintre actele necesare sunt:
- Copie certificată a autorizației de funcționare
- Copii certificate a diplomelor, certificatelor și atestatelor pentru personalul calificat
- Copie certificate a autorizației de securitate în cazul incendiilor
- Copii certificate ale practicii de legare a documentelor și a procedurilor de lucru
- Copii certificate ale documentelor care demonstrează dreptul personalului la utilizarea spațiului destinat
Cum vă poate ajuta externalizarea serviciului de legătorie a unităților arhivistice?
Companiile specializate în arhivarea documentelor au soluții complete pentru legarea și efectuarea integrală a procesului de arhivare. Unele dintre beneficiile externalizării serviciilor de arhivare sunt:
Costuri reduse. Nu este nevoie de personal calificat sau buget pentru uneltele necesare (sfoară, carton, lipici, etc.)
Conveniență. Doar legătoria unităților arhivistice are o sumedenie de specificații, legi și acte necesare. Ținerea evidenței și gestionarea acestora este, în sine, un proces care epuizează resursele energetice. O companie vă va lua această bătaie de cap și vor presta servicii calitative care sunt legale, fiind în concordanță cu legile în vigoare.
Arhive-X vă oferă servicii complete de arhivare a documentelor, atât fizic cât și electronic. Profesioniștii
Arhive-X vor face Întregul proces să se desfășoare fluid, luând în considerare dorințele și nevoile dvs., fără a sacrifica calitatea serviciilor. Apelați cu încredere la serviciilor lor și bucurați-vă de mai mult timp, energie și o arhivă imaculată!
