Cum se face inventarierea documentelor într-o arhivă?
În inventar sunt cuprinse toate dosarele create în decursul unui an, care au același termen de păstrare. Fiecare compartiment al organizației/instituției va avea și crea un inventar propriu. Numărul de inventare este egal cu numărul de termene de păstrare prevăzute în nomenclator. Astfel, un inventar diferit va fi creat pentru documentele cu termene de păstrare de 1, 5, 10, 50 de ani sau permanente.
Totodată, evidența documentelor într-un inventar este stabilită în funcție de:
- termenele de păstrare
- anul în care au fost primite/create
- și departamentul care le-a creat/primit
Inventarul cuprinde informații legate de documente, care le delimitează și le face mai ușor de găsit. Acestea sunt:
- Compartimentul de activitate
- Termenul de păstrare
- Indicativul dosarului după nomenclator
- Conținutul concis al dosarului
- Numărul raftului și al cutiei
- Denumirea instituției/organizației
- Anul creării/primii documentelor
- Numărul de inventar
- Numărul de file
Dacă inscripționările de pe unitățile arhivistice și categoriile inventarului sunt corect trecute, atunci acest proces o să fie mai simplu. Însă un lucru care nu este simplu sunt legile cu privire la inventarierea documentelor și a unităților arhivistice. Este nevoie de 3 exemplare ale aceluiași inventar în cazul documentelor temporare și 4 exemplare pentru documentele permanente.
De asemenea, procesul inventarierii documentelor actuale este diferit față de cel a inventarierii documentelor create înainte de a fi aplicat nomenclatorul arhivistic. De asemenea, în funcție de volumul documentelor se poate face inventarierea directă sau inventarierea indirectă (fișarea unităților arhivistice). Inventarierea directă este utilizată în cazul fondului arhivistic cu mai puține documente. Inventarierea indirectă este utilizată, respectiv, în cazul fondului arhivistic complex cu mai multe documente.
Totodată se concept inventare cu limite și obligații diferite când vine vorba de documente secrete de stat, documente tehnice și de înregistrate tehnică etc.Cum vă poate ajuta o companie cu inventarierea documentelor?
Din câte puteți observa, inventarierea este un proces complex, plin de legi, obligații și elemente ce trebuie executate. Astfel, interesul dvs. este de a întocmi inventare calitative, care vor ajuta în identificarea documentelor, cât și inventare în conformitate cu legea în vigoare.
Deoarece fiecare compartiment trebuie să aibă propriul inventar, iar acestea trebuie să treacă printr-un proces de predare-primire, inventarierea poate fi destul de complicată. Astfel, companiile cu servicii specializate pentru inventariere vor face treaba aceasta pentru dvs.
Arhive-X.ro vă oferă serviciul de inventariere a documentelor, cât și celelalte servicii pentru întocmirea unei arhive corespunzătoare. Indiferent de numărul de inventare necesare sau de tipul documentelor, aceștia o să vă ajute în crearea inventarelor legale și eficiente. Astfel, căutarea și identificarea unui document dintr-o arhivă nu este doar posibilă, ci și ușoară.
Apelați la serviciile Arhive-X și uitați de complexitățile și problemele care vin odată cu întocmirea inventarelor!
