Când este necesară fondarea documentelor?
Dacă organizația dvs. deținute mai mult de un fond arhivistic, fără o claritate a apartenenței documentelor, este necesară fondarea documentelor. Spre exemplu, dacă se unesc două organizații, în arhivă o să existe documente atât a celor două organizații, cât și a celei nou înființate. Sau dacă o companie mare se divizează, arhiva o să cuprindă atât documentele organizației inițiale cât și a organizațiilor rezultate.
De asemenea, dacă în depozit se află documente ale antecesorilor în drepturi sau a unor organizații desființate, fondarea documentelor este indispensabilă. Până la urmă, acest proces arhivistic are ca scop organizarea mai bună a arhivei și ușurarea regăsirii documentelor când este nevoie. Dacă documentele nu sunt delimitate în funcție de fondul de care aparțin se poate crea o confuzie mare, iar identificarea lor este mult mai dificilă.
Cum se efectuează operațiunea de fondare a documentelor?
Pentru o delimitare cât mai clară și eficientă, documentele trebuie studiate și trebuie împărțite în funcție de câteva criterii. Acestea sunt:
- Departamentul care le-a primit/creat
- Termenul de păstrare
- Anul primirii sau creării
- Conținutul și forma documentelor
- Ștampila
- Elementele de înregistrare
- Elementele de constituire
Când vine vorba de documentele cu caracter intern, acestea sunt delimitate și identificate în funcție de denumirea unității, semnături și antet.
De asemenea, fondarea documentelor trebuie desfășurată conform unul plan de lucru metodic, care a fost conceput pe baza organigramei organizației. Aceasta este o reprezentare a modului de funcționare a instituției/organizației, fiind bazată pe resursele și pe relațiile dintre entități. Aceste entități pot fi atât posturi individuale, cât și compartimente întregi.
Stabilirea clară a entitățile și reprezentarea lor nu este benefică doar pentru fondare exactă a documentelor, ci și pentru întocmirea nomenclatorului. Astfel, organigrama vă permite să aveți o arhivă mai eficientă, dar și să rămâneți în limitele legale.
Cum vă pot ajuta serviciile de externalizare a fondării documentelor?
În primul rând, apelarea la o companie specializată în arhivarea documentelor vă va salva atât timp cât și bani. În mod normal, personalul calificat este cel care efectuează activitățile arhivistice, inclusiv fondarea documentelor. Însă pentru o fondare și o arhivare reușită, serviciile trebuie să fie făcute calitativ și în normele legale.
Apelând la o companie de arhivare documente, veți beneficia de documente ușor de accesat, bine organizate, și aflate în siguranță. De asemenea, veți avea un acces mai rapid la informații.
Arhive-X vă oferă servicii profesionale de arhivare și fondare de documente, astfel încât nu va trebui să mai cheltuiți bani pentru personal. De asemenea, serviciilor lor sunt complet legale, deci nu va trebui să vă bateți capul cu acest aspect.
Pe lângă fondarea documentelor, Arhive-X vă poate asista sau automatiza în întreg procesul de arhivare. De la ordonarea documentelor și constituirea unității arhivistice până la legare unității arhivistice și selecționarea documentelor, aceștia o să trivializeze arhivarea documentelor.
Totodată, aveți opțiunea arhivării fizice cât și a arhivării electronice. Fiecare dintre acestea are propriile avantaje și dezavantaje, în funcție de nevoile și dorințele instituției/organizației. Apelați la Arhive-X și salvați timp, bani și energie pentru a vă concentra pe lucrurile care contează cu adevărat.
