Ce presupune constituirea unității arhivistice?
O unitate arhivistică reprezintă unul sau mai multe documente constituite într-un dosar, rolă sau înregistrate pe un disc optic/magnetic sau pe o bandă. Pentru a deveni unități arhivistice, documentele trebuie organizate și numerotate, eliminând notele, dubletele, ciornele sau documentele care nu au legătură. Se elimină, de asemenea, și clamele, acele, și filele nescrise. Apoi, acestea sunt puse într-un dosar (rolă, bandă, disc optic/magnetic), sunt sigilate și etichetate.
Unitatea arhivistică poate avea un document de o filă sau mai multe, cu un maxim de 250-300 de file. Dacă se depășesc cele 300 de file, unitatea arhivistică se împarte în volume. Totodată, se vor lua în considerare aspectul alfabetic sau cronologic stabilit de către creatorul de documente.
Pe coperta dosarului trebuie menționate:
- numărul dosarului din inventar
- indicativul din nomenclator
- denumirea compartimentului creator și a unității
- Anul
- numărul de file
- Volumul
- Termenul de păstrare
Mai apoi, acestea sunt legate între coperți cartonate, iar fiecare unitate arhivistică este organizată în cutii, urmând un proces de inventariere. Astfel, acestea pot fi găsite mult mai simplu și mai rapid.
Constituirea unității arhivistice trebuie să fie legală, în conformitate cu legislațiile în vigoare și cu Nomenclatorul Arhivistic. Astfel, gruparea documentelor în unități arhivistice, inventarierea și separarea documentelor cu termene permanente de păstrare față de cele temporare este obligatorie.
Opțiunea arhivării electronice face întemeierea unității arhivistice puțin diferită. Nu este necesară legarea, cartonarea, așezarea unităților arhivistice în cutii și punerea lor pe rafturi speciale. Însă pentru asta, fiecare document trebuie scanat și păstrat într-o unitate de memorie. Totodată este nevoie de software speciale.
Însă arhivarea electronică a documentelor face ca regăsirea lor să fie mult mai ușoară, aproape instantă. Totul poate fi controlat oricând, de oriunde, iar distribuirea documentelor se poate face cu un simplu e-mail.
de arhivare a documentelor
Doar constituirea unității arhivistice presupune multă muncă, evidență și bătaie de cap. Dificultatea acesteia și a celorlalte sarcini fac din arhivarea documentelor un adevărat punct de interes pentru instituții și organizații. Este nevoie de personal calificat, costuri și ca totul să se desfășoare conform legii pentru a evita amenzile.
Sau puteți apela la Arhive-X.ro, care vă ofere servicii de arhivare documente, inclusiv serviciul de constituire a unității arhivistice. Aceștia sunt profesioniști în ceea ce privește gestionarea și arhivarea documentelor, asigurându-se că totul se efectuează cât mai bine posibil. De asemenea, ilegalitățile nu sunt o grijă, deoarece serviciile Arhive-X.ro sunt în conformitate cu legea în vigoare.
Fie vorba de arhivare fizică sau electronică, serviciile Arhive-X.ro vă vor salva din costuri. Costurile pentru locul de depozitare, personalul calificat și pentru software speciale ies din calcul, deoarece toate sunt gestionate de aceștia. Spațiul din compania dumneavoastră ulterior utilizat pentru depozitarea arhivei poate fi folosit în alte scopuri.
Cel mai important aspect este timpul și energia pe care o să le aveți odată ce această grijă va fi preluată de profesioniști. Nu trebuie să vă asigurați dacă personalul dvs. este calificat sau ce etapă urmează acum. Nici nu trebuie să participați în sarcinile ce nu presupun implicarea directă a dvs., precum scanarea documentelor pentru arhivarea electronică.
În schimb, vă puteți relaxa știind că totul decurge corespunzător și legal. Totodată, aveți mai mult timp liber pentru a vă axa pe lucrurile care contează cu adevărat, cum ar fi gestionarea companiei/organizației/instituției.
Arhivarea documentelor este un proces dificil, având o sumedenie de sarcini și reguli, însă nu trebuie să fie așa. Apelați la Arhive-X.ro și beneficiați de o arhivă completă și corespunzătoare, mai mult timp și mai multă energie!
