Obține oferta personalizată

Urmați-ne pe

Servicii Arhivare

Ordonarea documentelor

Managementul arhivării documentelor și provocărilor asociate cu această este deseori o bătaie de cap pentru majoritatea organizațiilor și instituțiilor. Găsirea unui spațiu pentru depozitare, angajarea unui personal calificat pentru gestionarea operațiunilor arhivistice și costurile pentru software sunt mai mult decât o inconveniență.

Fondare documente

Fondarea documentelor este un proces arhivistic care se efectuează doar în cazul în care arhiva conține documente de la mai mulți creatori. Documentele sunt delimitate și este stabilită apartenența lor la un anumit fond. De obicei, fondarea documentelor într-o instituție, reuniune, societate, organizație etc. nu este necesară, deoarece există un singur fond arhivistic. Astfel, toate documentele și unitățile arhivistice aparțin acelui fond, deci nu există confuzie legată de delimitarea lor.

Inventariere Documente

Inventarul este produsul procesului arhivistic de inventariere a dosarelor, și are rol dublu. Acesta are funcție administrativă, deoarece se iau în evidență documentele unui fond arhivistic. Cu ajutorul său se face predarea și primirea documentelor în timp ce se păstrează un management bun al acestora. De asemenea, are și rolul unui instrument de lucru, deoarece cuprinde informații clare și concise despre unitatea arhivistică.

Constituirea unității arhivistice

Arhivarea documentelor este un proces complex, sarcinile fiind bine delimitate și având o ordine de executare. Modul de lucru este stabilit și delimitat de lege, însă anumite aspecte se efectuează în funcție de dorințele și nevoile dumneavoastră.

Legare Unități Arhivistice

După ordonarea lor, documentele trebuie prelucrate pentru a fi împărțite în unități arhivistice (dosare). Însă pentru a constitui unitățile arhivistice, documentele trebuie să fie legate și cartonate. Pentru asta este nevoie de o persoană calificată și diverse materiale (ață de legătorie, unelte de găurit etc.). Și este important ca acest serviciu să fie realizat corespunzător pentru a fi în conformitate cu legea și pentru a conserva documentele cât mai bine.

Selecționarea Documentelor

Selecționarea documentelor este un proces arhivistic care trebuie trebuie efectuat constant. Prin procesul de selecționare, documentele sunt apreciate. Astfel, se vor împărți în documente valoroase, care trebuie păstrate, și documente cu termene de păstrare expirate, care trebuie distruse confidențial. Acest proces este necesar, deoarece depozitele se umple continuu cu diverse documente, ocupând spațiu fizic. Prin selecționare se va face evidența documentelor importante/permanente și se eliberează spațiu pentru documente noi și de actualitate.