Managementul unității arhivistice presupune rafturi, spațiu pentru depozitare și condiții optime din punct de vedere al umidității și temperaturii. Documentele trebuie conservate cât mai bine, având în vedere că au termen de expirare între 3 și 75 de ani. Unele dintre ele sunt conservate permanent, fiind alese în funcție de valoare adusă. Totodată, personalul trebuie să gestioneze documentele, în loc să utilizeze acel timp în scopuri mai productive. În cazul arhivării electronice, sunt necesare software specializate care necesită costuri în plus.

Astfel, spațiul de depozitare, amenajarea corespunzătoare a acestuia și personalul extra care se ocupă de administrarea arhivei presupun costuri în plus. Serviciile de externalizare a arhivei vă scapă de aceste costuri. De asemenea, economisiți bani și rezolvați problemele legate de arhivarea documentelor printr-o singură colaborare cu o echipă de profesioniști.

Documentele arhivate cuprind informații prețioase și confidențiale. Conservarea optimă a acestora nu este de ajuns, trebuie minimizate sau eliminate incidentele legate de securitatea datelor. Totodată, trasabilitatea accesului la informații este importantă pentru orice instituție.

O echipă de profesioniști va depozita documentele din arhiva dumneavoastră în depozite speciale. Acestea sunt dotate cu sisteme de siguranță și sisteme de acces. Cu facilități precum camere video, pază, acces bazat pe card magnetic, și sisteme de control a umidității și temperaturii, puteți să vă relaxați. Arhiva dumneavoastră va fi păstrată în siguranță maximă.

Aderarea la legislația actuală este obligatorie pentru arhivarea documentelor. Legea obligă instituțiile, de asemenea, să întocmească și să aplice un nomenclator arhivistic, fiind necesar pentru buna funcționare a procesului de arhivare. În principiu, prevederile Legii Arhivelor Naționale, nr. 16/1996 sunt aplicate de către profesioniștii în arhivarea documentelor. Însă atât arhivarea fizică cât și cea electronică au diverse legi, ordine, acte normative și norme metodologice.

Serviciile de externalizare a arhivei vă scapă de bătaia de cap venită cu complianța la legislația actuală, totul fiind desfășurat în conformitate cu aceasta. Fie fizic sau electronic, arhiva dumneavoastră este păstrată în siguranță, conform normelor legale.

Dacă arhiva ocupă prea mult spațiu, puteți să o transferați cu ușurință într-un depozit specializat pentru asta. Depozitele, descrise și anterior, sunt concepute pentru a conserva și a proteja documentele din arhivă. Totodată vă oferă un mod foarte sigur de acces, scăzând riscul incidentelor nedorite.

Transportul în siguranță documentelor nu este o problemă, deoarece furnizorii de servicii de arhivare folosesc flota proprie. Economisiți astfel costurile carburantului și a personalului, în timp ce totul este convenient gestionat de o singură echipă de profesioniști.

Căutați o soluție pentru regăsirea mai rapidă a informației și reducerea timpului necesar pentru a face asta? Atunci arhivarea electronică este pentru dumneavoastră. Aveți toate documentele scanate la vârful degetelor și le puteți gestiona de oriunde, oricând. Puteți să trimiteți instant documente, iar erorile manuale scad.

Cum vă poate ajuta Arhive-X?

Fiind o echipă serioasă de profesioniști dedicați optimizării când vine vorba de arhivarea documentelor, aceștia vă stau la dispoziție cu o serie de servicii.Acestea sunt:

Ordonarea Documentelor. Arhive-X vă ajută să arhivați documentele în ordine cronologică sau în ordinea aleasă de dumneavoastră. Acest lucru este important, deoarece selecționarea și consultarea acestora este mult mai ușoară după.

Constituirea Unității Arhivistice. În conformitate cu nomenclatorul arhivistic specific instituției dumneavoastră, documentele sunt grupate în unități arhivistice, ordonate după termenele de păstrare.

Legare Unități Arhivistice. Legarea cu sfoară și cartonarea documentelor conform normelor arhivistice reprezintă unitatea arhivistică. Având maxim 250-300 de file per dosar, acestea păstrează corespunzător documentele, fiind ușor de citit.

Fondare Documente. Documentele trebuie să fie împărțite într-un fond arhivistic. O echipă de profesioniști va analiza documentele, delimitându-le unui fond arhivistic.

Selecționarea Documentelor. Documentele cu termene de păstrare expirate trebuie distruse confidențial, iar cele importante trebuie păstrate. Procesul de selecționare a documentelor dintr-o arhivă este esențial și trebuie executat conform nomenclatorului arhivistic.
Inventariere Documente. În format fizic, acestea sunt împărțite pe baza denumirii unității, a compartimentului creator, a anului, a indicativului din nomenclator etc. În format electronic, acestea pot fi chiar și indexate pentru o mai bună regăsire a informațiilor și documentelor de interes.

Compania se mândrește cu profesionalismul de care dau dovadă în toate etapele arhivării documentelor. Serviciile sunt calitative, iar aceștia vă scapă de diversele probleme asociate cu arhivarea documentelor. Apelați cu încredere cu beneficiați de mai mult timp liber și mai puține bătăi de cap!